[EcoDebate] O relatório deve ser enviado dentro do prazo acordado entre as partes interessadas. O cliente pode determinar como o relatório será distribuído e apresentado, de acordo com o plano de auditoria previamente estabelecido entre as partes.
A organização auditada deve ser cientificada, a menos que isto seja especificamente excluído pelo cliente e previamente acordado entre as partes.
A distribuição adicional eventual do relatório fora da organização auditada requer a permissão, preferencialmente por escrito, do auditado.
A questão da confidencialidade e divulgação adequada são fundamentais para a manutenção da confiança e bom relacionamento entre as partes. Os relatórios de auditoria são propriedade unicamente dos clientes e cabe aos auditores guardar confidencialidade e ao cliente a manutenção do máximo zelo.
As normas não exigem divulgação de qualquer informação a terceiros. Qualquer distribuição fora da organização requer permissão específica e por escrito. É também importante observar que não há requisito de comunicação de resultados a terceiros.
Todos os documentos de trabalho, minutas e relatórios finais pertencentes à auditoria devem ser retidos por acordo entre cliente, auditor-líder e organização auditada e em conformidade com eventuais requisitos adicionais. Ao manter confidencialidade, os auditores não podem divulgar quaisquer documentos sem a expressa permissão do cliente e da organização auditada.
O Relatório de Auditoria deve sempre ser apresentado pela equipe responsável aos mais elevados níveis gerenciais da área auditada, sendo interessante a realização de uma reunião prévia de encerramento de auditoria, onde as principais conclusões obtidas por evidências indiscutíveis sejam analisadas em conjunto.
A reunião de encerramento é a oportunidade que a equipe de auditoria tem para agradecer a receptividade da área auditada e demonstrar que o procedimento contempla benefícios e melhorias para todos e não a busca de inadimplências para a produção de vítimas.
O Relatório de Auditoria deve ser um documento de circulação restrita, conforme deve ser estabelecido no próprio plano de auditoria que, previamente, irá definir sua distribuição. Devem ser absolutamente evitadas comparações com outras áreas da organização, a não ser que tenha sido definida uma área como “benchmarking”.
Como já referido no Relatório de Diagnóstico Ambiental, manter uma concepção inspirada pelo sentido de colaboração e participação, reconhecendo a necessidade do esforço coletivo na obtenção de resultados satisfatórios.
Dr. Roberto Naime, Colunista do Portal EcoDebate, é Doutor em Geologia Ambiental. Integrante do corpo Docente do Mestrado e Doutorado em Qualidade Ambiental da Universidade Feevale.
Nota do EcoDebate: sobre o mesmo tema sugerimos que leiam, também, os artigos anteriores desta série:
EcoDebate, 27/08/2013
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